关于印发《市农发投（昌达）公司
　　规范档案管理工作实施细则》的通知
　　公司各部门、二级单位：
　　《市农发投（昌达）公司规范档案管理工作实施细则》经公司领导签批同意，现印发给你们，请严格遵照执行。
　　附件：《市农发投（昌达）公司规范档案管理工作实施细则》
　　市农发投（昌达）公司
　　2016年10月19日
　　市农发投（昌达）公司
　　规范档案管理工作实施细则
　　第一章 总 则
　　第一条 为加强公司档案的规范管理，优化公司档案工作流程，确保公司档案的安全、系统、完整和运行机制的畅通，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《企业档案工作规范》等有关实施办法和管理规定，结合公司实际，特制定本实施细则。
　　第二条 本实施细则所称的档案是指公司在管理和投资、融资、资产接收与租赁、担保、基金运作等活动中直接形成的具有保存价值的纸质、电子、音像、实物等历史记录，它是公司管理运营中的重要凭证与依据，是公司不可或缺的信息资源和重要的无形资产。
　　第三条 档案工作是公司的基础性管理工作之一，应贯彻执行党和国家有关法律法规，依法进行管理。
　　第四条 公司档案工作实行集中统一管理，各种档案由公司档案部门集中保管，不得由业务部门或个人分散保存，任何个人不得据为己有。
　　第二章 管理体制和职责分工
　　第五条 公司综合部是公司档案管理的职能部门，对公司各部门、二级单位的档案工作实行统筹管理、统一制度，监督、指导、检查和考核。
　　第六条 公司各部门、二级单位必须明确一名兼职档案管理员，建立档案工作网络，形成以档案机构为核心，各部门、二级单位为基础的档案工作体系，为档案工作正常开展和持续发展提供保障。
　　第七条 专（兼）职档案管理员对拟归档的文件和资料的完整、准确、系统和形成质量负责。
　　第八条 兼职档案管理员应负责履行文件管理责任，做好本部门或本单位档案的收集、整理、移交工作。
　　第九条 专（兼）职档案管理员应具备大学专科及以上学历或同等学识水平，政治可靠，忠于职守，熟悉业务，遵纪守法，严守国家秘密和企业秘密，并保持档案人员的相对稳定。
　　第三章 文件材料的形成与归档
　　第十条 公司各部门、二级单位要根据国家档案法律法规和公司规定，建立健全各类文件材料的形成、积累、整理和归档的制度，确定文件材料归档的具体内容，将归档责任制落到实处并列入考核，确保归档的各类文件材料完整、准确、符合规范化要求。
　　第十一条 文件材料归档的范围主要有：
　　（一）综合管理类：上级机关或相关职能部门来文；公司对内对外发文；党组会会议纪要、记录；经理办公会会议纪要、记录；股东会、董事会、监事会会议决议、材料；省、市主要领导视察调研公司工作形成的录音、录像、照片及其文字说明；其他工作会议材料等。
　　<!--[if !supportLists]-->（二）<!--[endif]-->人事监察类：人事管理相关的规定、办法、制度；人员招聘配置、薪酬福利、绩效考核、劳动关系管理过程中形成的文件材料；党建、群团工作；纪检、监察工作等。
　　（三）财务会计类：年度经营计划、经营预算、年度财务审计报告；在公司财务制度、经营预算、资金管理、成本费用、税收业务等工作中形成的文件材料；会计凭证、会计账簿、会计报表等。
　　（四）投资融资类：年度投融资计划；融资业务资料（包括质押、抵押及其他方式融资）；投资业务资料（包括尽调报告、合同协议、决策文件等）。
　　（五）法务风控类：合同协议文本审查；涉讼项目资料；贷款项目审查资料；大额担保审批资料；投资风险监控报表；参股企业股东会、董事会、监事会会议材料；法律顾问履职考核等。
　　（六）资产租赁类：房产证、土地证、不动产权证；土地摘牌资料；资产划拨文件；税务减免文件；资金周转文件；资产抵押登记资料；房屋租赁合同、房屋交接资料等。
　　（七）基金业务类：基金的设立方案、合伙协议、上会资料、决策文件；基金投资项目及备案资料等。
　　（八）政策性贷款：小额保证保险贷资料；委托和融资担保资料等。
　　（九）政策性借款：续贷周转金资料（包括申请审批资料、借款合同等）。
　　（十）科技创新类：项目尽调报告、合同协议、决策文件等。
　　（十一）担保业务类：担保及解保项目资料；涉讼项目资料等。
　　第十二条 文件材料的归档时间
　　（一）各部门、二级单位形成的管理性文件材料办理完毕后于3个月内向档案部门移交；
　　（二）人事档案材料在有关工作完成后，由人事部门审核整理，3个月内需向档案部门移交；
　　（三）会计凭证、会计账簿、会计报表在会计年度终了后，由财务部门整理装订，3个月内需向档案部门移交；
　　（四）各部门、二级单位形成的业务项目资料办理完毕后，由业务部门整理归档，原则上当月需向档案部门移交，如遇周期较长的业务项目，必须在3个月内向档案部门移交；
　　（五）下列文件材料应随时归档：
　　1.已归档，但后期发生变更、修改、补充的文件材料；
　　2.公司重大项目所签订的合同协议类文件；
　　3.公司在管理运营中产生的各类权证文件。
　　第十三条 归档方式与要求
　　（一）公司各部门、二级单位应将文件材料归档工作纳入相关人员岗位责任制，并指定专人负责文件材料的收集、整理和归档工作。公司综合部负责对各部门、二级单位文件材料归档工作进行指导、监督和检查；
　　（二）公司各部门、二级单位在履行公司管理运营职能中以公司名义的发文由公司综合部统一整理归档，其余文件材料按归档范围由相关部门或单位整理归档（向综合部移交或备案）；
　　（三）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；
　　（四）归档的文件材料必须为原件，因特殊情况无原件的，应尽可能将具有凭证作用的文件材料归档并将情况加以说明；
　　（五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；
　　（六）归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的应适当增加份数；
　　（七）各部门、二级单位的专（兼）职档案管理人员应检查本部门或单位归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清单，由部门或单位负责人签字核准后向档案室移交，重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
　　第十四条 公司管理结构和业务运营发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和归档要求。
　　第四章 档案利用管理
　　第十五条 公司各部门、二级单位因工作需要利用公司档案的，需如实填写档案利用登记审批表，完成审批手续后方可利用。
　　第十六条 公司综合部有权对不按规定程序进行登记审批的档案利用行为予以拒绝。
　　第十七条 外单位因工作需要利用公司档案，必须持单位介绍信、工作证、身份证，经公司主要负责人签字批准后方可利用。
　　第十八条　单位和个人利用档案，应遵守下列规定：
　　（一）利用档案时按规定办理登记手续，利用后及时反馈利用效果；
　　（二）利用档案须在规定的时限内归还，确有需要的，须及时办理续借手续；
　　（三）档案利用者对档案利用过程中的实体安全和信息安全负有全部责任。不得涂改、损毁、丢失、伪造档案；不得泄露应保密的档案内容。
　　第十九条 借阅档案者，因工作调动、辞职或辞退等离开公司的，所借档案必须在离开公司前归还。
　　第五章 奖 惩
　　第二十条 公司各部门、二级单位应对档案工作中成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。
　　第二十一条　对违反本规定，有下列行为之一的，对相关责任人进行追责；造成档案损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
　　（一）拒不按规定对档案实行集中统一管理的；
　　（二）将管理运营活动中形成的应归档的材料据为已有，拒绝归档的；
　　（三）不按归档范围、归档时间和归档要求将管理运营活动中形成的应归档的文件材料、照片、录音录像、荣誉实物等向公司档案管理部门移交，或借阅档案逾期未归还的；
　　（四）涂改、伪造或损毁、丢失档案的；
　　（五）擅自提供、抄录、公布不宜公开的档案内容导致档案失泄密事故，或擅自出卖、转让、倒卖档案牟利的；
　　（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
　　第六章 附 则
　　第二十二条 本实施细则如与上级有关法规相抵触时，以上级法规为准。
　　第二十三条 本实施细则由公司综合部负责解释。